In-House-Seminare, Messen, Socializing Events, Webcasts, Vertriebsveranstaltungen… Jedes Unternehmen steht vor der Herausforderung, Events organisieren zu müssen.
Sehr oft werden klassische Office-Tools (Word, Excel, Outlook) für die Verwaltung genutzt. Dies ist meist äußerst ineffizient - der Zeitaufwand ist entsprechend hoch und die Organisation wirkt nach außen hin oft nicht professionell – im Gegensatz zu Ihren Produkten und Leistungen.

Professionelle Eventplaner organisieren ihre Veranstaltungen von der Erstellung des Events über die Registrierung der Teilnehmer und die Zeitplanung bis hin zur Kommunikation in nur einem System und haben damit immer gleich alles im Blick. Sie sehen sofort, ob sich neue Teilnehmer angemeldet haben, welche Aufgaben und Termine anstehen oder welche Zahlungen offen sind.

Außerdem lassen sich bequem Berichte zu Veranstaltungen zusammenstellen, z. B. zur Auswertung, bei welcher Zielgruppe Ihre Veranstaltung am erfolgreichsten war oder welche Veranstaltungen den meisten / wenigsten Umsatz brachten.

Das im CRM integrierte Eventmanagement enthält alle wichtigen Teilnehmerinformationen in einer übersichtlichen Akte. Sie sehen sofort, an welchen Veranstaltungen ein bestimmter Teilnehmer bereits teilgenommen hat, was er zuletzt mit wem per E-Mail vereinbart hat oder wann er zuletzt angerufen hat.
So verfügt jeder Ihrer Event-Mitarbeiter über alle erforderlichen Informationen, um Ihre Teilnehmer gut zu betreuen. Hat ein Teilnehmer eine Frage, kann jeder Mitarbeiter gleich nachsehen, um welche Veranstaltung es sich handelt, wie der Zahlungsstatus ist, ob eine Teilnahmebestätigung versendet wurde usw.

Auch die Nachbereitung von Events gestaltet sich aus einem CRM-basierten Eventtool heraus wesentlich komfortabler.

Damit auch Sie Ihre Veranstaltungen professionell und effizient organisieren können, bietet SOL4 ein modulares Lösungspaket für das Eventmanagement an.

Schritt für Schritt sieht die Abwicklung einer Veranstaltung damit beispielsweise wie folgt aus (wahlweise können auch einzelne Module weggelassen werden):

• Kontakte aus der CRM-Lösung auswählen

1. z. B. alle Vorstände und Geschäftsführer unserer Kunden aus den PLZ-Gebieten 1, 2, 3 und 4
2. plus: manuelles Hinzufügen von Kontakten
3. plus: alle Teilnehmer der letzten Veranstaltung

(Modul CAS genesisWorld Premium)

• Datensatz „Veranstaltung“ mit allen notwendigen Parametern (z. B. max. Teilnehmerzahl, Anmeldefrist, etc.) anlegen

(Modul: CAS genesisWorld Eventmanagement)

• Online-Link für die Anmeldung generieren und auf Ihrer Website und auf Social Media verfügbar machen

1. Veranstaltungslink mittels Redaktionssystem (z. B. WordPress, Joomla) auf Ihrer Website platzieren
2. Veranstaltung in diversen Social-Media-Kanälen bewerben. Nutzen Sie dafür Tools wie z. B. Buffer

• Einladungen versenden, in Newslettern die Veranstaltung bewerben

1. Serien-E-Mails mit persönlichem Einladungslink an Ihre Kontakte versenden
2. Newsletterartikel mit persönlichem Anmeldelink versenden

(Modul: CAS genesisWorld Eventmanagement in Verbindung mit Inxmail oder Evalanche)

• Erinnerung, Teilnahmebestätigung, Telefonkampagne

Sie behalten zu jeder Zeit den vollen Überblick über den Stand der Anmeldungen

1. automatisierte E-Mail-Reminder und Anmeldebestätigungen
2. Übergabe der Kontakte an ein Call Center um nachzufassen

• Relevante E-Mails und Dokumente verwalten, ToDos überwachen

1. Die elektronische Akte der Veranstaltung zeigt übersichtlich alle relevanten Dokumente, E-Mails, Verträge usw. an

• Teilnehmerlisten, Namensschilder, Platzkarten, usw. ausdrucken
• Registrierung der Teilnehmer
• Events nachbereiten

1. Teilnehmer mittels Fragebogen, online oder persönlich befragen

(Modul: CAS genesisWorld Survey)

• Teilnahmegebühr verrechnen

(Modul: CAS genesisWorld Easy Invoice)

Professionelles Eventmanagement

Mit der CRM-Lösung CAS genesisWorld haben Sie Ihre Veranstaltungen von der Idee über die Planung bis zur Abrechnung stets fest im Griff und sparen Zeit und Geld..

Wie Sie Veranstaltungen clever planen